La pandémie a amené les entreprises d’ici à composer avec  plusieurs changements et à revoir certaines façons de travailler. La gestion de projet n’y échappe pas! Il faut désormais jongler avec de multiples projets en simultané ainsi qu’avec un nombre grandissant de parties prenantes. 

Mais comment faire pour intégrer de tels changements dans sa gestion de projet? Comment tout livrer à temps sans compromettre la qualité du produit ou du service, ou entraîner des dépassements de coûts? 

Au-delà de la gestion de projet, il devient primordial d’effectuer une gestion de portefeuille de projets. Voyons, dans cet article, ce qu’il en est et comment l'appliquer dans les projets au quotidien. 

 

Retour sur les impératifs d’une bonne gestion de projet

Avant d’aborder la gestion de portefeuille de projets, revenons sur les mécanismes clés en gestion de projet. Ceux-là mêmes qui permettent à toute entreprise de mieux résister à la concurrence, d’être en meilleure santé financière et d’augmenter ses chances de survie - surtout dans le contexte mouvementé que nous vivons actuellement.

Un projet bien géré est un projet qui optimise ses ressources. Pour ce faire, il convient entre autres de :
•    bien définir ses objectifs;
•    déléguer en fonction de ses compétences;
•    produire des échéanciers précis;
•    effectuer des suivis rigoureux;
•    gérer les attentes des parties prenantes du projet.

Mais dès qu’une entreprise ou une organisation atteint un certain volume, la simple gestion de projet ne suffit plus. Il lui faut alors impérativement prendre soin de son portefeuille. On ne parle pas ici d’un portefeuille financier, mais bien d’un portefeuille de projets.

« Un portefeuille de projets désigne des projets, des programmes, des portefeuilles secondaires et des opérations, gérés en tant que groupe afin d’atteindre des objectifs stratégiques. »
           - Project Management Body of Knowledge

 

Le portefeuille de projets pour optimiser toute votre capacité organisationnelle

Concrètement, la gestion de portefeuille de projets aidera vos équipes à faire les bons projets au bon moment. Elle apportera aussi aux dirigeants une vision globale de la forêt plutôt qu’un regard sur un seul arbre.

Les organisations doivent maintenant composer avec de nombreuses variables, dont :
•    la quantité de projets;
•    les risques;
•    les objectifs stratégiques;
•    les contraintes financières;
•    les ressources;
•    les imprévus;
•    les nouvelles tendances de marché.

La gestion de portefeuille de projets implique donc un grand processus décisionnel basé sur une vision stratégique bien définie. Pour y arriver, il importe notamment de placer chaque projet sur une ligne du temps et de déterminer les priorités en se posant les bonnes questions : 
•    Quel projet doit démarrer en premier pour que l’entreprise passe à la prochaine étape? 
•    Certains projets découlent-ils d’autres projets plus urgents? 
•    Est-ce que des projets peuvent nuire à l’organisation?

Une gestion de portefeuille de projets bien structurée et détaillée permet de « découper » les projets et de les imbriquer : un projet A1 mènera ainsi au projet A2, puis au projet A3, et ainsi de suite. Chaque projet doit être attribué au bon secteur d’activité et être temporellement défini.

Bref, la vocation du portefeuille de projets, c’est de s’assurer que l’on réalise les bons projets à valeur ajoutée pour atteindre les objectifs stratégiques. Si les moyens et les effectifs à l’interne sont limités, on peut à tout le moins travailler sur les « bons » projets et créer de la valeur pour l’organisation.

 

La gestion de portefeuille de projets et la gestion de projet : des aptitudes différentes, mais complémentaires 

Gestion de projet	Gestion de portefeuille de projets
Requiert un savoir-faire technique	Nécessite des compétences en gestion, stratégie ou analyse des risques et des coûts
Exige un chef de projet pour chapeauter chaque projet	Implique un chef du portefeuille de projets qui veille à ce que les bons projets soient exécutés au bon moment et de la bonne façon

La gestion organisationnelle de projets repose sur un alignement entre la stratégie et les projets. En unissant les deux approches, vous obtiendrez : 
•    des projets plus rentables;
•    des projets à faible risque;
•    des projets temporellement définis;
•    des intervenants qui communiquent efficacement;
•    des employés plus engagés;
•    une bonne gestion du changement;
•    des équipes de travail plus autonomes;
•    une meilleure capacité d’introspection (bilans de projets).

Prêts à passer à l’action? Intégrez la gestion de portefeuille de projets à vos opérations et devenez proactifs. Vous trouverez plus facilement le chemin vers une rentabilité accrue, en plus de contribuer à la pérennité de votre organisation, même en période d’incertitude comme celle que nous connaissons présentement.

Benoit Lalonde, MGP, MBA, PMP, CPM, OPM3, RMP
Associé principal, GPBL Penser Projet
Membre du bureau de direction, AMBAQ
Cosignataire du Regroupement des firmes de services professionnels indépendantes